ARLing

Zpracovatelská smlouva: vzor a kdy ji potřebujete

ARLing s. r. o. · 10. září 2026

Zpracovatelská smlouva, vzor, tato slova hledá podnikatel ve chvíli, kdy mu účetní firma, poskytovatel hostingu nebo dodavatel softwaru pošle formulář ke schválení, nebo naopak ve chvíli, kdy si teprve uvědomí, že žádnou takovou smlouvu podepsanou nemá a osobní údaje jeho zákazníků přesto pravidelně předává dál, aniž by to bylo kdekoli písemně ošetřené. Zpracovatelská smlouva podle článku 28 GDPR je potřeba vždy, když firma svěří zpracování osobních údajů externímu dodavateli, který s nimi pracuje podle jejích pokynů, typicky právě účetní firmě, poskytovateli hostingu, mzdové agentuře nebo dodavateli softwaru pro správu objednávek či fakturace; netýká se dodavatelů, kteří o účelu a prostředcích zpracování rozhodují sami jako samostatní správci. Tento text vysvětluje, co taková smlouva musí podle GDPR obsahovat, kde najdete její hotový vzor v české verzi a co dalšího je v balíčku dokumentů, který si firma může vedle samotné smlouvy pořídit.

Kdy zpracovatelská smlouva podle GDPR platí

Zpracovatelskou smlouvu musí firma uzavřít vždy, když předá osobní údaje svých zákazníků nebo zaměstnanců externímu dodavateli, který s nimi pracuje podle jejích pokynů. Typickým příkladem je účetní firma, která při zpracování mezd pracuje s osobními údaji zaměstnanců podle pokynů firmy, nebo poskytovatel hostingu, na jehož serveru běží e-shop s objednávkami zákazníků; stejně tak smlouvu potřebuje firma, která si najme mzdovou agenturu nebo dodavatele softwaru pro správu objednávek.

Smlouva se naopak nevyžaduje tam, kde dodavatel o účelu a prostředcích zpracování rozhoduje sám jako samostatný správce, a ne podle pokynů zadavatele; typicky jde o dodavatele, který si data zpracovává pro svůj vlastní účel, ne pro účel klienta.

Co musí zpracovatelská smlouva obsahovat

Zpracovatelská smlouva podle článku 28 GDPR musí obsahovat alespoň předmět a dobu trvání zpracování, jeho povahu a účel, druh osobních údajů a kategorie dotčených osob a výčet povinností a práv správce.

Zpracovatel se v ní navíc musí zavázat zpracovávat údaje jen na základě zdokumentovaných pokynů správce, zavázat k mlčenlivosti každého, kdo s údaji pracuje, přijmout bezpečnostní opatření, zapojit dalšího zpracovatele jen s předchozím souhlasem správce, pomáhat správci při žádostech dotčených osob i při plnění jeho dalších povinností, po skončení zpracování údaje vymazat nebo vrátit a umožnit správci audit.

Vzor v českém GDPR balíčku

Šablony ARLing GDPR generátoru existují i v samostatné české verzi, s vlastními vzory podle českého zákona a s lhůtami platnými v Česku; slovenská a česká verze nejsou stejná šablona, takže pro českou firmu je určená právě česká verze. Generátor sestavuje dokumenty přímo v prohlížeči z formuláře o vaší firmě, nic z formuláře se neposílá na server, nezakládá se účet a údaje neukládá ARLing, jen prohlížeč uživatele.

Zásady ochrany osobních údajů vytvoří generátor zdarma. Celý balíček dokumentů, včetně vzoru zpracovatelské smlouvy, stojí 39 € jednorázově s DPH a platí se jednorázově kartou přes Stripe.

Co dalšího balíček obsahuje a co vzor není

Balíček GDPR dokumentů kromě zpracovatelské smlouvy obsahuje zásady ochrany osobních údajů, zásady používání cookies s textem cookie lišty, záznamy o zpracovatelských činnostech, souhlasy a texty pod formuláře, informaci pro zaměstnance, interní směrnici s poučením oprávněné osoby, postup při porušení ochrany údajů, postup vyřizování žádostí dotčených osob a dokumenty ke kamerovému systému; dokumenty pro zaměstnance a kamerový systém se přidají jen tehdy, když je firma ve formuláři zaškrtne.

Vzor zpracovatelské smlouvy je obecná šablona vyplněná údaji firmy, ne hotové právní poradenství; za pokutu od dozorového úřadu odpovídá firma jako správce, ne autor vzoru, a firma by si dokumenty před použitím měla přečíst a upravit tak, aby odpovídaly tomu, co skutečně dělá.

Časté otázky

Musí mít zpracovatelskou smlouvu i malá firma s jedním účetním?

Ano, pokud účetní zpracovává osobní údaje firmy podle jejích pokynů, jde o zpracovatele podle GDPR; povinnost uzavřít smlouvu se neváže na velikost firmy, ale na to, že dodavatel jedná podle pokynů firmy, ne sám jako samostatný správce.

Stačí pro českou firmu přeložená slovenská verze vzoru?

Ne. Slovenská šablona vychází ze slovenského zákona, proto ji nestačí jen přeložit; použijte oddělenou českou verzi generátoru s vlastními vzory a lhůtami podle českého práva.

Kdo odpovídá, pokud si firma vzor zpracovatelské smlouvy před použitím neupraví?

Odpovědnost za případnou pokutu od dozorového úřadu nese firma jako správce, ne autor vzoru; generátor proto doporučuje brát dokumenty jako základ, který si firma před podpisem přečte a doplní podle toho, jak doopravdy pracuje se svým dodavatelem.

Závěr

Vzor zpracovatelské smlouvy si vyplníte v české verzi na stránce GDPR dokumentů spolu se zásadami ochrany osobních údajů zdarma; zbytek balíčku, včetně záznamů o zpracovatelských činnostech, je součástí ceny, dokumenty pro zaměstnance a kamerový systém si přidáte jen tehdy, když je firma potřebuje.

Zdroje. Fakta v článku jsou očíslována podle interního podkladu a ověřena k datu vydání. ARLing není banka; čistý výsledek kontroly nezaručuje, že banka platbu přijme. Pokud některý zdroj změnil znění, napište na andrej@arling.sk a článek opravíme.