ARLingNotes

GDPR pre živnostníka:ktoré dokumenty naozaj potrebujete

ARLing s. r. o. · 10. septembra 2026

Zásady ochrany osobných údajov zadarmo, balík za 39 €

GDPR pre živnostníka, ktorý podniká sám a fakturáciu si necháva robiť externým účtovníkom, neznamená rovnaký balík papierovania ako pre veľkú firmu so stovkami zamestnancov. Napriek tomu sa naň GDPR vzťahuje v plnom rozsahu, pretože povinnosť viesť záznam o spracovateľských činnostiach ukladá nariadenie každému prevádzkovateľovi, ktorý spracúva osobné údaje, bez ohľadu na veľkosť podniku. Mnohí živnostníci si myslia, že keď majú menej než 250 zamestnancov, teda v ich prípade žiadneho, automaticky patria pod výnimku a záznamy viesť nemusia; realita je iná, pretože výnimka platí len pri príležitostnom spracúvaní a bežné vybavovanie objednávok medzi tento prípad nepatrí. Tento text ukazuje, ktoré dokumenty živnostník bez zamestnancov skutočne potrebuje, prečo sa naňho výnimka z počtu zamestnancov nevzťahuje a čo má obsahovať zmluva s účtovníkom, ktorý spracúva jeho faktúry a údaje zákazníkov. Na konci nájdete aj to, kde si zásady ochrany osobných údajov vyplníte zadarmo priamo na základe údajov vašej firmy.

Aké dokumenty živnostník bez zamestnancov naozaj potrebuje

Živnostník, ktorý predáva tovar alebo služby a nemá žiadneho zamestnanca, spracúva osobné údaje minimálne pri každej objednávke alebo faktúre: meno, adresu, e-mail či telefón zákazníka. Preto potrebuje v prvom rade zásady ochrany osobných údajov, ktoré napĺňajú informačnú povinnosť: keď firma získava údaje priamo od zákazníka, napríklad cez webový formulár alebo objednávku, musí mu vopred povedať, kto údaje spracúva, na aký účel, komu ich odovzdáva a ako dlho ich uchováva.

Druhý dokument je záznam o spracovateľských činnostiach: písomný alebo elektronický prehľad, ktorý si prevádzkovateľ vedie sám pre seba a predloží ho, len keď oň požiada dozorný orgán, teda nejde o nič, čo sa niekam vopred podáva. Má obsahovať meno a kontaktné údaje prevádzkovateľa, účely spracúvania, kategórie dotknutých osôb a osobných údajov, kategórie príjemcov a plánované lehoty na vymazanie jednotlivých kategórií údajov.

Výnimka pre menej než 250 zamestnancov a prečo sa na živnostníka nevzťahuje

Nariadenie umožňuje organizácii s menej než 250 zamestnancami neviesť záznam o spracovateľských činnostiach, no len vtedy, keď je spracúvanie príležitostné, netýka sa osobitných kategórií údajov ani záznamov o odsúdeniach a nepredstavuje pravdepodobné riziko pre práva dotknutých osôb. Živnostník síce spĺňa podmienku počtu zamestnancov, veď žiadneho nemá, lenže bežné vybavovanie objednávok nie je príležitostné spracúvanie, je to pravidelná súčasť podnikania, a preto sa naň výnimka nevzťahuje. Rovnaké pravidlo platí aj pri rozosielaní newslettera: aj pri jednom človeku vo firme ide o opakovanú činnosť, nie o výnimku.

Živnostník si niekedy mýli výnimku zo záznamov s povinnosťou určiť zodpovednú osobu, ide však o dve rôzne veci. Zodpovednú osobu (DPO) musí prevádzkovateľ určiť len vtedy, keď je orgánom verejnej moci, keď jeho hlavnou činnosťou je veľkorozsahové pravidelné a systematické monitorovanie dotknutých osôb, alebo keď jeho hlavnou činnosťou je spracúvanie osobitných kategórií údajov vo veľkom rozsahu; bežný malý podnik bez takéhoto rozsahu ju určiť nemusí.

Sprostredkovateľská zmluva s účtovníkom

Keď živnostník zverí spracúvanie osobných údajov, napríklad mzdovú agendu alebo fakturačné údaje zákazníkov, externému účtovníkovi, ktorý koná podľa jeho pokynov, musí s ním uzavrieť sprostredkovateľskú zmluvu. Táto povinnosť sa netýka dodávateľov, ktorí si účel a prostriedky spracúvania určujú sami ako samostatní prevádzkovatelia, no s účtovníkom, ktorý pracuje výhradne podľa pokynov klienta, sa uzavrieť má.

Zmluva má obsahovať aspoň predmet a trvanie spracúvania, povahu a účel spracúvania, druh osobných údajov a kategórie dotknutých osôb, záväzok účtovníka spracúvať údaje len na základe zdokumentovaných pokynov, zaviazať svojich ľudí k mlčanlivosti, prijať bezpečnostné opatrenia a po skončení spolupráce údaje vymazať alebo vrátiť. Živnostník si má overiť, či so svojím účtovníkom takúto zmluvu skutočne podpísal, nespoliehať sa na to, že je jej existencia samozrejmá.

Webová stránka a súhlas so cookies

Ak si živnostník cez vlastný web berie objednávky alebo meria návštevnosť, musí myslieť aj na cookies. Prevádzkovateľ webu smie ukladať informácie do zariadenia návštevníka alebo z neho čítať, napríklad cez cookies, len na základe jeho preukázateľného súhlasu; výnimkou sú len cookies nevyhnutné na fungovanie služby, ktorú si návštevník sám výslovne vyžiadal. Firmy to v praxi zvyčajne riešia viditeľnou cookie lištou so súhlasom pred nastavením analytických alebo marketingových cookies.

Kde si dokumenty pripravíte

Všetky tieto dokumenty nemusí živnostník písať od nuly. ARLing GDPR generátor ich skladá priamo v prehliadači podľa formulára o vašej firme; nič z formulára sa neposiela na server, nezakladá sa účet a údaje neukladá ARLing, len prehliadač používateľa. Zásady ochrany osobných údajov generátor vytvorí zadarmo, celý balík dokumentov vrátane záznamov o spracovateľských činnostiach, sprostredkovateľskej zmluvy a zásad cookies stojí 39 € jednorazovo. Do balíka patria aj súhlasy pod formuláre, interná smernica a postup pri porušení ochrany údajov; dokumenty pre zamestnancov sa pridajú len vtedy, keď ich vo formulári zaškrtnete, čo živnostník bez zamestnancov nepotrebuje.

Generátor sám upozorňuje, že jeho dokumenty sú všeobecné vzory vyplnené údajmi firmy, nie právne poradenstvo; za prípadnú pokutu od dozorného orgánu zodpovedá živnostník ako prevádzkovateľ, nie autor vzoru, takže dokumenty treba pred použitím prečítať a upraviť podľa toho, čo firma skutočne robí.

Časté otázky

Musí živnostník bez zamestnancov viesť záznam o spracovateľských činnostiach?

Áno, výnimka pre firmy do 250 zamestnancov platí len pri príležitostnom spracúvaní bez rizika pre práva dotknutých osôb, a bežné vybavovanie objednávok príležitostné nie je. Záznam má podľa GDPR obsahovať kontaktné údaje prevádzkovateľa, účely spracúvania, kategórie dotknutých osôb a osobných údajov, kategórie príjemcov, plánované lehoty na vymazanie a opis bezpečnostných opatrení; pri živnostníkovi s jedným účtovníkom je to prehľad na jednu stranu.

Potrebuje živnostník s jedným účtovníkom osobitnú zmluvu?

Áno, keď účtovník spracúva osobné údaje podľa pokynov živnostníka, napríklad mzdy alebo fakturačné údaje, ide o sprostredkovateľa a zmluva podľa GDPR je nutná. Ak účtovník takúto zmluvu sám neponúkol a živnostník ju nikdy nepodpísal, znamená to, že mu chýba, a treba si ju od účtovníka vyžiadať.

Musí si malý živnostník určiť zodpovednú osobu?

Nie, túto povinnosť majú len orgány verejnej moci alebo firmy s veľkorozsahovým monitorovaním či spracúvaním osobitných kategórií údajov. Kritériom teda nie je počet zamestnancov ako pri výnimke zo záznamov, ale rozsah a povaha spracúvania.

Záver

Živnostník bez zamestnancov teda v praxi potrebuje predovšetkým zásady ochrany osobných údajov, záznam o spracovateľských činnostiach a sprostredkovateľskú zmluvu s účtovníkom; výnimka pre malé firmy sa naň bežne nevzťahuje. Zásady ochrany osobných údajov aj celý balík dokumentov si vyplníte podľa údajov vašej firmy na stránke GDPR dokumentov.

Zdroje

Fakty v článku sú očíslované podľa interného podkladu a overené k dátumu vydania. ARLing nie je banka; čistý výsledok kontroly nezaručuje, že banka platbu prijme. Ak niektorý zdroj zmenil znenie, napíšte na andrej@arling.sk a článok opravíme.

Zásady ochrany osobných údajov si vyplníte zadarmo na stránke GDPR dokumentov: formulár, náhľad, DOCX, nič sa neposiela na server. Celý balík desiatich dokumentov (záznamy, sprostredkovateľská zmluva, cookies, súhlasy, smernica, postupy) stojí 39 €. Sú to vzory vyplnené údajmi firmy, nie právne poradenstvo.