ARLingNotes

Záznamy o spracovateľských činnostiach:čo do nich patrí a vzor

ARLing s. r. o. · 10. septembra 2026

Zásady ochrany osobných údajov zadarmo, balík za 39 €

Záznam o spracovateľských činnostiach je dokument, ktorý si firma vedie sama pre seba a predloží ho až na požiadanie dozornému orgánu; nikam sa vopred neposiela. Povinnosť viesť takýto záznam ukladá GDPR každému prevádzkovateľovi osobných údajov, teda aj malej eseročke alebo živnostníkovi. Veľa majiteľov malých firiem si myslí, že ich výnimka pre organizácie s menej než 250 zamestnancami tejto povinnosti zbavuje. Výnimka platí len pri spracúvaní, ktoré je naozaj príležitostné, a bežné vybavovanie objednávok, mzdová agenda alebo rozosielanie newslettera príležitostné nie sú. Firma s troma zamestnancami, ktorá predáva tovar cez e-shop, teda záznam viesť musí, rovnako ako veľký podnik. Tento text vysvetľuje, čo má záznam obsahovať, ako do neho patria sprostredkovatelia a kde si môžete stiahnuť hotový vzor vyplnený údajmi vašej firmy. Záznam nie je jednorazová úloha: keď firma začne používať nový nástroj alebo ponúkať novú službu, treba doň pridať ďalšiu spracovateľskú činnosť.

Kto musí záznam viesť

Povinnosť viesť záznam o spracovateľských činnostiach platí pre každého prevádzkovateľa osobných údajov bez ohľadu na veľkosť firmy. Výnimka pre organizácie s menej než 250 zamestnancami sa uplatní len vtedy, keď je spracúvanie príležitostné, netýka sa osobitných kategórií údajov ani záznamov o odsúdeniach a nehrozí z neho riziko pre práva ľudí, ktorých sa údaje týkajú. Pravidelné vybavovanie objednávok, vedenie miezd alebo rozosielanie newslettera nie sú príležitostné spracúvanie, preto sa na ne výnimka nevzťahuje a firma záznam viesť musí.

Čo musí záznam obsahovať

Podľa GDPR musí záznam obsahovať meno a kontaktné údaje prevádzkovateľa, prípadne aj zástupcu a zodpovednej osoby, ak sú určení. Ďalej musí uvádzať účely, na ktoré sa údaje spracúvajú, kategórie dotknutých osôb a kategórie osobných údajov, ktoré firma o nich má. Súčasťou sú aj kategórie príjemcov vrátane príjemcov v tretích krajinách, informácia o prípadnom prenose údajov mimo Európskej únie a o použitých zárukách. Záznam musí obsahovať plánované lehoty na vymazanie jednotlivých kategórií údajov a opis technických a organizačných bezpečnostných opatrení. V praxi sa tieto položky zvyčajne zapisujú do jednej tabuľky na každú spracovateľskú činnosť, napríklad zvlášť pre objednávky, zvlášť pre newsletter a zvlášť pre zamestnancov.

Sprostredkovatelia a vzor zadarmo

Súčasťou záznamu je aj zoznam sprostredkovateľov, teda dodávateľov, ktorí spracúvajú údaje podľa pokynov firmy, napríklad hosting, účtovná firma alebo mzdová agentúra. S každým z nich treba mať uzavretú sprostredkovateľskú zmluvu podľa GDPR. Ak vám záznam chýba alebo neviete, kde začať, ARLing GDPR generátor poskladá dokumenty priamo vo vašom prehliadači z formulára o firme, nič sa neposiela na server a nezakladá sa účet. Zásady ochrany osobných údajov vytvorí zadarmo, záznam o spracovateľských činnostiach je súčasťou balíka až desiatich dokumentov za 39 € s DPH, ktorý si vyberiete podľa toho, čo vaša firma robí. Ak vás pri kontrole požiada o záznam Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, budete ho mať pripravený.

Časté otázky

Musí záznam viesť aj firma s tromi zamestnancami?

Áno. Výnimka pre organizácie s menej než 250 zamestnancami platí len pri príležitostnom spracúvaní, a bežné vybavovanie objednávok, mzdová agenda alebo newsletter príležitostné nie sú.

Kam sa záznam posiela?

Nikam. Firma si ho vedie sama pre seba a predloží ho až na požiadanie dozornému orgánu, ktorým je na Slovensku Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Musia byť v zázname aj dodávatelia, ako je účtovník alebo hosting?

Áno, záznam obsahuje kategórie príjemcov údajov vrátane sprostredkovateľov, a s každým takýmto dodávateľom má mať firma uzavretú sprostredkovateľskú zmluvu podľa GDPR.

Záver

Záznam o spracovateľských činnostiach si vyplníte priamo v prehliadači, s údajmi vašej firmy a so sprostredkovateľmi, ktorých naozaj používate, na stránke GDPR dokumentov.

Zdroje

Fakty v článku sú očíslované podľa interného podkladu a overené k dátumu vydania. ARLing nie je banka; čistý výsledok kontroly nezaručuje, že banka platbu prijme. Ak niektorý zdroj zmenil znenie, napíšte na andrej@arling.sk a článok opravíme.

Zásady ochrany osobných údajov si vyplníte zadarmo na stránke GDPR dokumentov: formulár, náhľad, DOCX, nič sa neposiela na server. Celý balík desiatich dokumentov (záznamy, sprostredkovateľská zmluva, cookies, súhlasy, smernica, postupy) stojí 39 €. Sú to vzory vyplnené údajmi firmy, nie právne poradenstvo.