E-Rechnung nach EN 16931
E-Rechnung Freiberufler: ab wann Pflicht.Und wie Sie heute eine erstellen.
Als Freiberufler oder kleines Unternehmen müssen Sie E-Rechnungen im B2B seit dem 1. Januar 2025 empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Beim Versenden ist die Pflicht gestaffelt: bis 31.12.2026 dürfen alle noch andere Formate nutzen, bei einem Vorjahresumsatz bis 800 000 Euro läuft die Frist bis 31.12.2027, ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle. Wenn Sie schon heute eine brauchen, füllen Sie hier ein Formular aus und laden das fertige XML, ohne Software und ohne Abo.
- empfangen: seit dem 1.1.2025 Pflicht, ein E-Mail-Postfach genügt
- versenden: bei Umsatz bis 800 000 € erst ab 1.1.2028, sonst ab 1.1.2027
- kein Abo, kein Konto: Prüfung und Vorschau kostenlos, XML ab 2,90 €
für den XML-Download einer Rechnung, oder 9,90 € für 30 Tage ohne Begrenzung der Rechnungsanzahl. Prüfung und Vorschau sind kostenlos.
- Formular ausfüllen und den Beleg live sehen
- das XML entsteht im Browser, nichts geht an einen Server
- vor dem Download läuft unsere eigene Prüfung
Verkäufer: ARLing s. r. o., Handelsregister-Nr. 56583486, Bratislava. Die Zahlung wickelt Stripe ab.
Werkzeug
E-Rechnung prüfen
Laden Sie eine UBL-2.1-Datei (Invoice oder CreditNote) und wir sagen Ihnen, was daran nicht stimmt. Zu jedem Befund sehen Sie den Regelcode, einen Satz auf Deutsch, den Pfad zum Element und unter einem Aufklapp-Link den englischen Originalwortlaut der Regel. Anhand des Feldes CustomizationID wählen wir selbst aus, ob die Regeln von EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0 oder XRechnung gelten.
Vorschau der E-Rechnung als Beleg
Dieselbe XML-Datei sehen Sie als gewöhnliche Rechnung: wer an wen, wofür, wann, wie viel und wohin zu zahlen. Nützlich, wenn eine Datei vom Lieferanten kommt und Sie sie ohne Buchhaltungssoftware lesen müssen. Mit der Schaltfläche unten speichern Sie sie als PDF im Format A4.
E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware erstellen
Tragen Sie Verkäufer, Käufer, Nummern und Positionen ein. Rechts entsteht laufend der Beleg und daraus das XML in UBL 2.1. Verkäufer und Käufer können Sie in einem Adressbuch speichern, das nur in Ihrem Browser bleibt. Vor dem Download läuft über das erzeugte XML dieselbe Prüfung wie im ersten Tab; hat es einen Fehler, laden wir es nicht herunter.
Vorschau anzeigenXML-Download
Formular und Vorschau sind kostenlos. Für den Download des fertigen XML wird gezahlt: 2,90 € für eine Rechnung (in diesem Browser 24 Stunden freigeschaltet, damit Sie sie korrigieren und erneut herunterladen können) oder 9,90 € für 30 Tage ohne Begrenzung der Rechnungsanzahl. Das XML entsteht in Ihrem Browser und wird an keinen Server gesendet, wir sehen es nie.
Den Verkauf wickelt Stripe als Merchant of Record ab (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin): den Kaufvertrag schließen Sie mit Stripe, das die Zahlung einzieht, den Beleg ausstellt und die Umsatzsteuer abführt; den Inhalt liefert ARLing. Mit dem Klick auf Bezahlen stimmen Sie der sofortigen Bereitstellung digitaler Inhalte zu und nehmen zur Kenntnis, dass Sie damit Ihr Widerrufsrecht verlieren (§ 356 Abs. 5 BGB; nach slowakischem Recht, dem Sitzstaat von ARLing, § 19 Abs. 1 Buchst. m) des Gesetzes Nr. 108/2024 Z. z.). AGB · Widerruf
oder klicken Sie und wählen Sie sie vom Rechner
Was wir prüfen und was nicht
Eine ehrliche Liste, kein Versprechen auf Vollständigkeit.
Wir prüfen 332 Regelcodes. Dazu gehören die Kernregeln der EN 16931 (BR-01 bis BR-65), die Summenregeln BR-CO, die Nachkommastellen BR-DEC, die Codelisten BR-CL, die Regeln je Steuerkategorie (S, Z, E, AE, K, G, O, L, M), die Regeln von Peppol BIS Billing 3.0 samt Prüfziffern nationaler Kennungen, die Regeln der XRechnung 3.x (BR-DE-1 bis BR-DE-31) und dreizehn eigene Prüfungen: IBAN nach mod 97, Form der deutschen USt-IdNr. sowie der slowakischen USt-IdNr. und Steuernummer, Format der Leitweg-ID, Reihenfolge der Daten und Währungscode.
Wir prüfen nicht das UBL-2.1-XSD-Schema, also weder Reihenfolge der Elemente noch Datentypen. Wir prüfen nicht die 755 Regeln der Gruppen UBL-CR, UBL-SR und UBL-DT, die meist auf überzählige Elemente hinweisen. Über die CII-Syntax wenden wir keine Regeln an: eine solche Datei erkennen wir und sagen es Ihnen. Ein Bestehen unserer Prüfung garantiert daher nicht, dass die Rechnung vom Empfänger, seinem Rechnungssystem oder vom Peppol-Netz angenommen wird. Es ist eine gute erste Prüfung, nicht das letzte Wort.
Die Regeltexte stammen aus den offiziellen Schematron-Dateien: EN 16931 von ConnectingEurope, Peppol BIS Billing 3.0 von OpenPEPPOL und XRechnung von der KoSIT. Regelcodes und Regeltexte sind normativ, wir geben sie als Zitat zusammen mit dem Regelcode wieder.
- Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung ab 1. 1. 2025: bundesfinanzministerium.de
- XRechnung (KoSIT, deutsche CIUS): xeinkauf.de
- Norm EN 16931 und ihr Schematron: github.com/ConnectingEurope/eInvoicing-EN16931
- Peppol BIS Billing 3.0: docs.peppol.eu
- Slowakei, Gesetz Nr. 385/2025 Z. z. (neuer § 76a, gültig ab 1. 1. 2027): slov-lex.sk
Fragen
Was Leute fragen.
Muss ich als Freiberufler E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B E-Rechnungen empfangen können. Nach dem FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach, in das der Absender die Datei schickt. Eine besondere Software ist zum Empfang nicht vorgeschrieben.
Ab wann muss ich als Freiberufler E-Rechnungen versenden?
Gestaffelt nach Umsatz. Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder PDF verwenden. Wer im Vorjahr bis 800 000 Euro Umsatz hatte, hat bis zum 31.12.2027 Zeit; auch EDI-Verfahren, die nicht EN-16931-konform sind, sind bis dahin erlaubt. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B E-Rechnungen versenden.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Computer ohne Abtippen verarbeiten kann. Das Format regelt die europäische Norm EN 16931 mit ihren zwei Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Ein gewöhnliches PDF erfüllt das nicht, auch wenn es per E-Mail kommt.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist die deutsche nationale Ausprägung der EN 16931, eine reine XML-Datei, entwickelt von der KoSIT. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebettetem XML. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die das Datenmodell der Norm nicht vollständig enthalten.
Brauche ich Peppol oder reicht E-Mail?
Für den Empfang in Deutschland genügt nach dem FAQ des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Peppol ist ein europäisches Netz zur Übermittlung elektronischer Belege und in manchen Ländern der vorgeschriebene Weg: in der Slowakei etwa werden E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 über Peppol zugestellt. Die Datei von dieser Seite passt in beide Wege, sie ist UBL 2.1 nach EN 16931.
Was kostet das hier?
Formular, Belegvorschau und Prüfung sind kostenlos, ohne Konto und ohne Limit. Bezahlt wird nur der Download des fertigen XML: 2,90 € für eine Rechnung oder 9,90 € für 30 Tage ohne Begrenzung der Anzahl. Die Zahlung wickelt Stripe als Merchant of Record ab und schickt Ihnen eine Rechnung mit Umsatzsteuer.
Was es ist und was nicht
Vorlage und Prüfung, keine Steuerberatung.
Dieses Werkzeug prüft die Form der Datei und setzt aus Ihren Angaben eine Musterrechnung in UBL 2.1 zusammen. Es beurteilt nicht, ob Sie mit oder ohne Umsatzsteuer abrechnen müssen, welcher Satz für eine Leistung gilt, ob die Steuerschuld übergeht und ob der Umsatz überhaupt steuerbar ist. Das ist Steuerberatung, dafür sind Steuerberaterin oder Steuerberater da. Für die Richtigkeit der Rechnung haftet, wer sie ausstellt.
Wir legen kein Konto an und speichern Ihre Daten nicht. Datei und Formular leben in Ihrem Browser; das Adressbuch für Verkäufer und Käufer liegt im localStorage und lässt sich jederzeit über eine Schaltfläche im Formular löschen. An den Server geht eine einzige Sache: nach der Rückkehr von der Zahlung fragen wir, ob diese Zahlung bezahlt ist.
Wenn sich Gesetz, Schematron oder Version der Spezifikation ändern, passen wir die Regeln an und schreiben es hier mit Datum. Die Fakten auf dieser Seite haben wir am 11. 9. 2026 an den oben genannten offiziellen Quellen geprüft.
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Alle drei Werkzeuge auf einer Seite, Prüfung, Vorschau und Generator: E-Rechnung prüfen, ansehen und erstellen.
Die Prüfung der SEPA-Zahlungsdatei vor dem 15. November bietet die Seite SEPA-Datei prüfen lassen.
DSGVO-Dokumente für Unternehmen, Einzelunternehmer und Onlineshop finden Sie auf der Seite DSGVO-Dokumente.
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