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XRechnung prüfen: die häufigsten Fehler und was sie bedeuten

ARLing s. r. o. · 11. September 2026

Wer eine XRechnung prüfen lässt, bevor sie an eine Behörde oder einen Geschäftspartner geht, sieht in der Fehlermeldung oft nur einen kryptischen Regelcode wie BR-02 oder BR-CO-15, der wenig über den eigentlichen Fehler verrät. XRechnung ist die deutsche nationale CIUS auf der europäischen Norm EN 16931, entwickelt von KoSIT, und übernimmt zusätzlich die Geschäftsregeln von Peppol BIS Billing 3.0. Ein XRechnung-Validator prüft eine Datei deshalb nie nur gegen eine einzige Quelle, sondern gleichzeitig gegen die Kernregeln der EN 16931 und gegen die zusätzlichen Regeln aus dem Peppol-Netzwerk. Zu den häufig gemeldeten Ursachen gehören dabei nicht exotische Sonderfälle, sondern wenige, immer wiederkehrende Punkte: eine fehlende Rechnungsnummer, falsche Summen im Kopf- oder Zeilenbereich, eine falsch geschriebene Währung oder eine fehlende Käuferreferenz für eine Behörde. Dieser Beitrag ordnet die häufigsten dieser Fehlermeldungen den dahinterliegenden Regeln zu, erklärt in einfachen Worten, was jede Regel verlangt, und zeigt, was eine kleine Firma vor dem Versand konkret nachsehen sollte.

Was XRechnung ist und warum die Prüfung mehrere Regelwerke betrifft

XRechnung ist kein eigenständiges Format mit eigener Struktur, sondern die deutsche nationale Ausprägung, eine sogenannte CIUS, auf der europäischen Norm EN 16931. Entwickelt wird sie von KoSIT, aktuell in der Version 3.0.2, während die zugrunde liegende Basisversion XRechnung 3.0 seit dem 1. Februar 2024 gilt. Die Geschäftsregeln von Peppol BIS Billing 3.0 sind dabei in XRechnung übernommen worden, sodass eine Prüfung nie XRechnung allein, sondern immer auch diese Peppol-Regeln mitprüft.

Peppol BIS Billing 3.0 ist selbst wieder eine CIUS auf EN 16931, geschrieben in der Syntax OASIS UBL 2.1, und ergänzt die Norm um eigene Regeln mit den Kürzeln PEPPOL-EN16931-R und PEPPOL-COMMON-R. In der Ausgabe 3.0.20 vom November 2025 sind es zusammen 41 solcher Regeln, von denen sich einige auf andere Länder als die Slowakei beziehen.

Die Grundregel der EN 16931: ohne Rechnungsnummer geht nichts

Im Hintergrund jeder Prüfung steht das Regelwerk der EN 16931 selbst. Es teilt sich in zwei große Gruppen: die Kernregeln BR-01 bis BR-65, von denen tatsächlich 58 existieren, und die Rechen- und Verknüpfungsregeln BR-CO-01 bis BR-CO-26, von denen 24 existieren.

Eine der einfachsten Kernregeln ist BR-02: An Invoice shall have an Invoice number (BT-1). Fehlt die Rechnungsnummer, ist das kein kleiner Formfehler, sondern ein Grund, aus dem der Validator die gesamte Datei zurückweist.

Falsche Summen: die häufigste Fehlerquelle bei den Beträgen

Regel BR-CO-10 verlangt, dass die Summe der Nettobeträge aller Rechnungszeilen exakt dem im Kopf der Rechnung angegebenen Nettogesamtbetrag entspricht: Sum of Invoice line net amount (BT-106) = Σ Invoice line net amount (BT-131). Stimmen Kopf- und Zeilensumme nicht exakt überein, meldet der Validator an dieser Stelle einen Fehler.

Noch häufiger gemeldet wird ein Verstoß gegen BR-CO-15: Invoice total amount with VAT (BT-112) = Invoice total amount without VAT (BT-109) + Invoice total VAT amount (BT-110). Der Bruttobetrag muss also exakt der Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag entsprechen, und schon eine Rundungsdifferenz von einem Cent reicht für die Ablehnung.

Währung, Rabatte und die Umsatzsteuer-Kategorie

Regel BR-CL-04 schreibt vor, dass der Währungscode der Rechnung nach ISO 4217 alpha-3 kodiert sein muss: Invoice currency code MUST be coded using ISO code list 4217 alpha-3. Ein ausgeschriebenes Wort wie Euro oder ein Währungssymbol genügt nicht, nur der dreistellige Code wie EUR ist gültig.

Bei Rabatten und Zuschlägen prüft die Regel PEPPOL-EN16931-R040 aus Peppol BIS Billing 3.0, ob der angegebene Betrag zum angegebenen Grundbetrag und Prozentsatz passt: Allowance/charge amount must equal base amount * percentage/100 if base amount and percentage exists. Sind bei einem Rabatt oder einem Zuschlag sowohl Grundbetrag als auch Prozentsatz angegeben, muss der eingetragene Betrag also exakt auf ihr Produkt passen.

Dazu kommt die Kategorie der Umsatzsteuer selbst, kodiert nach UNTDID 5305: S für den Standardsatz, Z für den Nullsatz, E für steuerbefreit, AE für die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, K für eine innergemeinschaftliche Lieferung, G für die Ausfuhr, O für nicht steuerbar sowie die Sonderfälle L für die Kanarischen Inseln und M für Ceuta und Melilla. Für die meisten dieser Kategorien, nämlich S, Z, E, AE, G und O sowie K über die eigene Gruppe BR-IC, gibt es im Schematron eine eigene Gruppe von Prüfregeln, weshalb derselbe Zahlenfehler bei unterschiedlichem Steuercode auch unterschiedlich gemeldet wird.

Die deutsche Besonderheit: Buyer Reference und Leitweg-ID

Eine Regel, die es nur in der deutschen XRechnung gibt, ist BR-DE-15: Das Element Buyer reference (BT-10) muss übermittelt werden. Bei einer Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber trägt dieses Feld die Leitweg-ID der Behörde, und ohne sie kommt die Datei nicht durch die Prüfung.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn meine XRechnung keine Rechnungsnummer enthält?

Der Validator lehnt die gesamte Datei ab, denn Regel BR-02 der EN 16931 verlangt für jede Rechnung eine Rechnungsnummer. Vor dem Versand lohnt sich deshalb ein kurzer Blick in die Exportdatei der Buchhaltungssoftware, ob das Feld für die Rechnungsnummer wirklich befüllt ist und nicht durch eine leere Vorlage überschrieben wurde.

Die Summen stimmen bei mir im Taschenrechner, der Validator meldet trotzdem einen Fehler bei den Beträgen. Woran liegt das?

Meist an einer Rundungsdifferenz: Regel BR-CO-15 verlangt, dass der Bruttobetrag exakt der Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag entspricht, und schon eine Differenz von einem Cent gilt als Fehler. Vergleichen Sie deshalb nicht nur die Endsumme im Taschenrechner, sondern auch, wie und wo die Software die Umsatzsteuer rundet, bevor sie die Datei erzeugt.

Muss ich bei jeder Rechnung an eine deutsche Behörde eine Käuferreferenz eintragen?

Ja, sobald der Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber ist: Regel BR-DE-15 verlangt das Feld Buyer reference, in das die Leitweg-ID der Behörde gehört. Fragen Sie diese Leitweg-ID am besten schon bei der Bestellung oder Beauftragung bei Ihrem Ansprechpartner in der Behörde an, damit das Feld beim Erstellen der Rechnung nicht leer bleibt.

Fazit: die Regeln vor dem Versand kennen

Wer eine eigene XRechnung von Hand nachsehen will, kann sich an denselben wenigen Stellen orientieren, an denen die meisten Dateien scheitern: einer fehlenden Rechnungsnummer, falschen Summen im Kopf- oder Zeilenbereich oder einer fehlenden Käuferreferenz für eine Behörde. Eine Übersicht dieser und weiterer Regeln der EN 16931 und von XRechnung finden Sie auf der Seite zur elektronischen Rechnung von ARLing.

Quellen. Die Fakten in diesem Text sind nach unserer internen Faktenliste nummeriert und zum Veröffentlichungsdatum geprüft. ARLing ist keine Bank; ein sauberes Prüfergebnis ist keine Garantie, dass die Bank die Zahlung annimmt. Sollte sich eine Quelle inzwischen geändert haben, schreiben Sie an andrej@arling.sk, wir korrigieren diese Seite.