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XRechnung kostenlos erstellen: Wege, Pflichtfelder, Grenzen

ARLing s. r. o. · 25. September 2026

Kurz gesagt: Für Rechnungen an Behörden, die ihre Rechnungen über die OZG-RE empfangen, erstellen Sie eine XRechnung kostenlos in deren Weberfassung. Die Registrierung dort ist kostenfrei. Für andere Empfänger gibt es kostenlose Generatoren, etwa von sevdesk, PDF24 oder B2Brouter. Wichtiger als das Werkzeug sind wenige Felder: In unserem Test lehnte der KoSIT-Validator jede Datei ab, in der die Leitweg-ID, der Kontakt des Verkäufers, die IBAN oder die elektronischen Adressen fehlten.

Für diesen Beitrag haben wir am 25. September 2026 mit dem Code unseres eigenen Formulars eine XRechnung eines erfundenen Übersetzungsbüros an eine erfundene Stadtverwaltung erzeugt, dazu sechs Varianten mit je einer Änderung. Alle sieben Dateien liefen durch den KoSIT-Validator 1.6.3 und durch unsere eigene Prüfung. Bei einer Datei lag unsere Prüfung daneben, auch das steht unten.

Zur Einordnung: Empfangen müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen sie E-Rechnungen im B2B-Geschäft ab dem 1. Januar 2027, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800 000 Euro lag, alle übrigen spätestens ab dem 1. Januar 2028. Ausnahmen gelten etwa für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und für Kleinunternehmer.

Wege zur XRechnung und was davon kostenlos ist

  • Weberfassung der OZG-RE: für Behörden, die ihre Rechnungen über diese Plattform empfangen, also den Bund und einige Länder; Sie brauchen ein Konto, die Registrierung ist kostenfrei, und die Rechnung geht aus dem Portal direkt an die Behörde.
  • Kostenlose Online-Generatoren: Der E-Rechnungsgenerator von sevdesk schickt XRechnung und ZUGFeRD per E-Mail, PDF24 ist laut eigener Seite werbefinanziert und erstellt die Rechnungen auf seinen Servern. B2Brouter erstellt die XRechnung nach einer kostenlosen Anmeldung in einem Webformular, der kostenlose Plan Basic umfasst laut Preisliste bis zu 24 Transaktionen im Jahr, gezählt werden gesendete und empfangene Rechnungen sowie Steuerberichte. Das Ergebnis dieser drei Werkzeuge haben wir nicht getestet.
  • Unser Formular: Formular, Belegvorschau und Prüfung kosten nichts und laufen im Browser, der Download des fertigen XML kostet 2,90 € zzgl. MwSt. pro Rechnung. Mit Stand 25. September 2026 hält die Prüfung vor dem Download eine Datei ohne elektronische Adressen nicht auf, warum, steht weiter unten.
  • Von Hand oder aus einer Vorlage: möglich, aber schon eine vollständige XRechnung mit einer einzigen Position hatte in unserem Test 105 Zeilen XML. Prüfen können Sie so eine Datei kostenlos mit dem KoSIT-Validator, einem Kommandozeilenprogramm, das Java voraussetzt, oder ohne Installation im Browser mit dem Validator von ecosio, der XRechnung unterstützt und hochgeladene Dateien nach der Anzeige des Ergebnisses löscht.

Für Geschäftskunden ist neben der XRechnung auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 eine zulässige E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Die Käuferreferenz (BT-10) verlangt die XRechnung immer: An ein Unternehmen trägt sie die Kennung, die der Kunde für seine interne Weiterleitung vergibt, an eine Behörde die Leitweg-ID. Fehlt Ihnen die Leitweg-ID, fragen Sie beim Empfänger nach.

XRechnung ohne Software: die Weberfassung der OZG-RE Schritt für Schritt

  1. Registrieren: einmalig auf xrechnung-bdr.de über „Registrieren“, kostenfrei und für jeden Übertragungsweg nötig. Dabei legen Sie ein Unternehmenskonto mit einem Benutzerkonto an, angemeldet wird später mit E-Mail-Adresse und Passwort, und den Aktivierungslink aus der Bestätigungsmail müssen Sie innerhalb von 30 Minuten öffnen.
  2. Rechnung beginnen: unter „Neue Rechnung erfassen“ auf „Starten“ klicken, Rechnungsart und Leitweg-ID eingeben und „Dateneingabe starten“ wählen.
  3. Abschnitte ausfüllen: Rechnungsdaten, Verkäufer, Käufer, Rechnungspositionen, Rechnungsbeträge, Zahlungsdaten und bei Bedarf Anhänge.
  4. Steuerkennung angeben: die USt-IdNr. oder, wenn Sie als kleines Unternehmen keine haben, die Steuernummer; eines der beiden Felder genügt.
  5. Speichern und einreichen: die fertige XRechnung mit „Eingabe herunterladen“ für Ihre Unterlagen sichern und dann „Rechnung einreichen“ wählen.

Rote Ausrufezeichen zeigen die Abschnitte, in denen noch ein Pflichtfeld leer ist, und mit „Eingabe speichern“ machen Sie später weiter. Anhänge bis 15 MB kommen direkt in die XRechnung, größere bis 200 MB als „Große Anlagen“.

Die Grenze dieses Weges: Die OZG-RE empfängt Rechnungen für öffentliche Auftraggeber des Bundes und einiger Länder. Die Länder setzen die EU-Vorgaben zur E-Rechnung in eigener Zuständigkeit um, und welche Eingangsplattform eine Landes- oder Kommunalbehörde nutzt, teilt Ihnen der Empfänger mit oder steht im Auftrag. Für einen Geschäftskunden brauchen Sie einen der anderen Wege.

Welche Felder in unserem Test über Annahme oder Ablehnung entschieden

Die vollständige Testrechnung hatte eine Position mit 19 % Umsatzsteuer, beim Verkäufer die USt-IdNr. als elektronische Adresse mit dem Code 9930 und beim Käufer die Leitweg-ID mit dem Code 0204. Dann haben wir jeweils ein Feld geleert:

  • Nichts geleert: Der KoSIT-Validator empfahl die Annahme ohne Fehler und Warnungen, im Bericht stand „Es ist konform zu den formalen Vorgaben.“
  • Leitweg-ID leer: Fehler BR-DE-15 in beiden Prüfungen
  • Kontakt des Verkäufers leer: Fehler BR-DE-2 in beiden Prüfungen, bei uns mit dem Satz „XRechnung verlangt die Verkäufer-Kontaktangaben (BG-6). Ergänzen Sie cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact mit Name, Telefon und E-Mail.“
  • IBAN leer: in beiden Prüfungen die Fehler BR-61 und BR-DE-23-a und die Warnung BR-DE-19
  • Beide elektronischen Adressen leer: Der KoSIT-Validator empfahl die Zurückweisung mit PEPPOL-EN16931-R020 „Seller electronic address MUST be provided“ und R010 für den Käufer; unsere Prüfung meldete nichts

Was gehört in die elektronische Adresse, wenn Sie keine Peppol-ID haben? Laut e-rechnung-bund.de genügt eine E-Mail-Adresse mit dem Code EM, beim Verkäufer Ihre eigene, beim Käufer die des Kunden. Der Code EM steht in der Liste erlaubter Codes, gegen die der Schematron der EN 16931 prüft, und an unserer Testdatei mit E-Mail-Adresse beim Verkäufer hatte der KoSIT-Validator dazu nichts auszusetzen.

Zum letzten Fall ein offenes Wort: Die Regeln R010 und R020 gehören zum Schematron der XRechnung, den der KoSIT-Validator anwendet. Unsere Prüfung kennt beide, wendet sie aber mit Stand 25. September 2026 nur im Profil Peppol an, nicht im Profil XRechnung. Die Prüfung vor dem Download in unserem Formular hält eine Datei ohne elektronische Adressen deshalb derzeit nicht auf. Tragen Sie darum in jedem Werkzeug beide elektronischen Adressen ein, in unserem Formular heißen die Felder „Elektronische Adresse“ und sind in einem neuen Formular leer.

Kleinunternehmer: wo die kostenlosen Wege an Grenzen stoßen

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen, auch wenn Sie eine Rechnung schreiben müssen. Verlangt eine Behörde trotzdem eine XRechnung, gehört die Leitweg-ID hinein, und die Weberfassung der OZG-RE nimmt statt der USt-IdNr. auch die Steuernummer an.

Wir haben den Fall als Umsatzsteuerkategorie E mit dem Befreiungsgrund „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ getestet. Mit USt-IdNr. empfahl der KoSIT-Validator die Annahme, mit einer Warnung UBL-CR-601, weil unser Generator den Befreiungsgrund auch in die Position schreibt. Ohne USt-IdNr., Steuernummer und Registernummer lehnte er ab: BR-E-02, BR-CO-26 und BR-DE-16.

Unsere Prüfung meldete dazu: „Der Beleg verwendet die Steuercodes E, deshalb muss die USt-IdNr. (BT-31), die Steuernummer (BT-32) oder die Gruppe SELLER TAX REPRESENTATIVE PARTY (BG-11) angegeben sein.“ Unser Formular hat mit Stand 25. September 2026 kein Feld für die Steuernummer (BT-32). Ohne USt-IdNr. erstellen Sie eine XRechnung für eine Behörde deshalb besser in der Weberfassung der OZG-RE, die für diesen Fall die Steuernummer vorsieht.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Weberfassung der OZG-RE wirklich kostenlos?

Soweit die offiziellen Unterlagen es zeigen, ja: Die Registrierung ist laut e-rechnung-bund.de kostenfrei, und der Leitfaden der Bundesdruckerei für Rechnungsversender nennt keine Gebühr. Ihr Aufwand ist ein Unternehmenskonto mit Benutzerkonto, Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort, dazu die Leitweg-ID der Behörde, an die die Rechnung geht.

Kann ich eine XRechnung in Word oder Excel schreiben?

Nicht direkt: Eine XRechnung ist eine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII nach dem Datenmodell der EN 16931, ein Dokument aus Word oder Excel ist das nicht. Schon eine Rechnung mit einer Position ergab in unserem Test 105 Zeilen XML, ein Formular, das das XML erzeugt, ist deshalb der einfachere Weg.

Reicht ein kostenloser Generator für Rechnungen an Unternehmen?

Er kann reichen: Laut eigener Seite liefert der Generator von sevdesk XRechnung und ZUGFeRD, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt nach deutschem Umsatzsteuerrecht als E-Rechnung. Ob die Datei stimmt, zeigt erst eine Prüfung, etwa mit dem KoSIT-Validator als Kommandozeilenprogramm mit Java oder im Browser mit dem Validator von ecosio. Unsere Prüfung im Browser fand in unserem Test die Fehler in vier der fünf abgelehnten Dateien, fehlende elektronische Adressen meldet sie im Profil XRechnung mit Stand 25. September 2026 nicht.

Fazit: kostenlos erstellen, vor dem Versand prüfen

Für Behörden, die ihre Rechnungen über die OZG-RE empfangen, ist deren Weberfassung der kostenlose Weg ohne Software. Bei Landes- und Kommunalbehörden fragen Sie zusammen mit der Leitweg-ID nach der Eingangsplattform.

Für alle anderen Empfänger erstellen Sie die Datei mit einem Werkzeug Ihrer Wahl. Prüfen Sie vor dem Versand vor allem die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID, dazu den Kontakt, die IBAN und beide elektronischen Adressen.

Unsere kostenlose Prüfung für E-Rechnung und XRechnung läuft im Browser und lädt nichts hoch. Die beiden elektronischen Adressen kontrollieren Sie dort mit Stand 25. September 2026 bitte selbst, denn die Regeln R010 und R020 wendet sie bisher nur im Profil Peppol an. Als Referenz bleibt der KoSIT-Validator.

Quellen. Die Fakten in diesem Text sind nach unserer internen Faktenliste nummeriert und zum Veröffentlichungsdatum geprüft. Sollte sich eine Quelle inzwischen geändert haben, schreiben Sie an support@arling.sk, wir korrigieren diese Seite.