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XRechnung erstellen ohne Software: Pflichtangaben und Prüfung

ARLing s. r. o. · 11. September 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, wobei für den Empfang bereits ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt. Beim Versand gilt eine nach Umsatz gestaffelte Frist, die spätestens ab dem 1. Januar 2028 für den gesamten B2B-Bereich verpflichtend wird. Wer nach XRechnung erstellen ohne Software oder nach E-Rechnung erstellen kostenlos sucht, landet technisch bei einer festen Vorgabe: XRechnung ist die deutsche nationale Erweiterung der europäischen Norm EN 16931, entwickelt von der KoSIT. Dieser Text zeigt, was eine XRechnung technisch enthalten muss, welche Alternative daneben erlaubt ist und wie Sie eine fertige Datei vor dem Versand selbst gegen die wichtigsten Pflichtfelder prüfen.

Was eine XRechnung technisch ist

XRechnung ist kein eigenes Rechnungslayout, sondern die deutsche nationale CIUS auf Basis der europäischen Norm EN 16931, entwickelt von der KoSIT. Aktuell gilt die Version XRechnung 3.0.2, während die Grundversion XRechnung 3.0 bereits seit dem 1. Februar 2024 anzuwenden ist, und die Geschäftsregeln von Peppol BIS Billing 3.0 sind darin übernommen.

Die zugrunde liegende Norm EN 16931 legt das semantische Datenmodell der Rechnung fest, also welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie zusammenhängen. Ihre Prüfregeln reichen bei den Kernregeln von BR-01 bis BR-65, wobei 58 davon tatsächlich existieren, und bei den Summen- und Konsistenzregeln von BR-CO-01 bis BR-CO-26, wovon es 24 gibt.

Fristen für Empfang und Versand

Die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können, gilt in Deutschland bereits seit dem 1. Januar 2025, und dafür reicht ein gewöhnliches E-Mail-Postfach aus. Beim Versand ist die Frist nach Umsatz gestaffelt: Bis zum 31. Dezember 2026 darf noch jeder eine Papierrechnung oder ein PDF ausstellen, Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800 000 Euro dürfen das bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin tun, ebenso sind EDI-Verfahren außerhalb von EN 16931 bis zu diesem Datum erlaubt, und ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronisch versenden.

ZUGFeRD als erlaubte Alternative

Neben der reinen XRechnung lässt das deutsche Umsatzsteuerrecht auch ZUGFeRD zu, ein hybrides Format aus einem PDF mit eingebettetem strukturiertem XML. Ab der Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die das vollständige Datenmodell von EN 16931 nicht abbilden.

Das Pflichtfeld, ohne das eine Rechnung an eine Behörde nicht durchkommt

Bei einer Rechnung an eine Behörde gibt es ein Pflichtfeld, ohne das die Datei nicht durchkommt: Die Regel BR-DE-15 der XRechnung-Spezifikation schreibt vor, dass das Feld für die Käuferreferenz übermittelt werden muss. In der Praxis trägt genau dieses Feld die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers, und ohne sie kommt die Datei nicht durch die Prüfung.

Für die Identifikation im Peppol-Netzwerk hat die Leitweg-ID der Behörden die schemeID 0204, während die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die USt-IdNr., mit der schemeID 9930 geführt wird.

Häufig gestellte Fragen

Kann man eine XRechnung wirklich ohne Software erstellen?

Ganz ohne jedes Werkzeug geht es nicht, denn eine XRechnung ist reines, strukturiertes XML nach dem Datenmodell von EN 16931 mit eigenen Kernregeln von BR-01 bis BR-65. Entscheidend ist am Ende nicht der Name des verwendeten Programms, sondern ob die fertige Datei exakt der CIUS-Struktur von XRechnung entspricht, die von der KoSIT gepflegt wird.

Reicht ein PDF weiterhin aus, um eine Rechnung zu verschicken?

Nach Ablauf der für das jeweilige Unternehmen geltenden Frist reicht ein gewöhnliches PDF allein nicht mehr aus, denn ab dann müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronisch versenden. Wird das PDF stattdessen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 mit eingebettetem XML erstellt, bleibt es weiterhin zulässig, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Was passiert, wenn bei einer XRechnung an eine Behörde die Leitweg-ID fehlt?

Ohne die Leitweg-ID im Feld für die Käuferreferenz lehnt die Behörde die Datei ab, denn die Regel BR-DE-15 schreibt dieses Element als Pflichtfeld vor. Fehlt es oder ist es falsch befüllt, kommt die Rechnung technisch gar nicht erst durch die Eingangsprüfung.

Vor dem Versand selbst prüfen

Bevor eine XRechnung an ein Unternehmen oder an eine Behörde geht, lohnt sich der Blick auf genau diese Pflichtfelder, allen voran die Käuferreferenz mit der Leitweg-ID nach Regel BR-DE-15. Ein Überblick über diese und weitere Pflichtfelder der Norm EN 16931 finden Sie auf der Seite zur elektronischen Rechnung von ARLing.

Quellen. Die Fakten in diesem Text sind nach unserer internen Faktenliste nummeriert und zum Veröffentlichungsdatum geprüft. ARLing ist keine Bank; ein sauberes Prüfergebnis ist keine Garantie, dass die Bank die Zahlung annimmt. Sollte sich eine Quelle inzwischen geändert haben, schreiben Sie an andrej@arling.sk, wir korrigieren diese Seite.