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E-Rechnung Pflicht für Freiberufler: 2025 bis 2028

ARLing s. r. o. · 12. September 2026

Freiberufler, die in Deutschland Rechnungen stellen, kommen an der E-Rechnung Pflicht für Freiberufler nicht mehr vorbei, auch wenn das Thema meist nur mit großen Firmen in Verbindung gebracht wird. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, und für den Empfang selbst reicht bereits ein gewöhnliches E-Mail-Postfach aus. Beim Versand gilt dagegen eine nach Umsatz gestaffelte Frist, die spätestens ab dem 1. Januar 2028 für den gesamten B2B-Bereich verpflichtend wird. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800 000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Technisch geht es dabei um XRechnung, die deutsche nationale CIUS auf Basis der europäischen Norm EN 16931, entwickelt von der KoSIT. Dieser Text zeigt, was seit 2025 bereits gilt, wie sich die Fristen bis 2027 und 2028 nach Umsatz staffeln, welches Format neben der reinen XRechnung erlaubt ist und was Sie auch ohne eigene Rechnungssoftware selbst prüfen können.

Was seit 2025 für den Empfang gilt

Die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können, gilt in Deutschland auch für Freiberufler bereits seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang selbst reicht ein gewöhnliches E-Mail-Postfach aus, eine eigene Rechnungssoftware ist dafür nicht nötig.

Wer als Freiberufler bisher noch keine elektronische Rechnung von einem Geschäftspartner erhalten hat, sollte trotzdem in der Lage sein, eine ankommende Datei zu öffnen, egal ob als reine XRechnung oder als hybrides PDF im Format ZUGFeRD. Beide Formate bauen auf demselben europäischen Datenmodell auf, das die Norm EN 16931 vorschreibt.

Der Zeitplan nach Umsatz bis 2028

Beim Versand ist die Frist in Deutschland nach Umsatz gestaffelt: Bis zum 31. Dezember 2026 darf noch jeder eine Papierrechnung oder ein PDF ausstellen, Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800 000 Euro dürfen das bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin tun, ebenso sind EDI-Verfahren außerhalb der Norm EN 16931 bis zu diesem Datum erlaubt, und ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronisch versenden.

Für die meisten Freiberufler mit einem Umsatz unterhalb dieser Grenze bedeutet das praktisch: Beim Empfang gilt die Pflicht schon jetzt, beim eigenen Versand bleibt bis Ende 2027 Zeit, sich auf ein passendes Format umzustellen.

XRechnung oder ZUGFeRD als Format

XRechnung ist die deutsche nationale CIUS auf Basis der europäischen Norm EN 16931, entwickelt von der KoSIT. Aktuell gilt die Version XRechnung 3.0.2, während die Grundversion XRechnung 3.0 bereits seit dem 1. Februar 2024 anzuwenden ist, und die Geschäftsregeln von Peppol BIS Billing 3.0 sind darin übernommen.

Neben der reinen XRechnung lässt das deutsche Umsatzsteuerrecht auch ZUGFeRD zu, ein hybrides Format aus einem PDF mit eingebettetem strukturiertem XML. Ab der Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die das vollständige Datenmodell der Norm EN 16931 nicht abbilden. Für einen Freiberufler, der weiterhin eine lesbare PDF-Datei möchte, ist ZUGFeRD deshalb oft der einfachere Einstieg als eine reine XRechnung.

Was die Norm EN 16931 für Ihre Rechnung vorschreibt

Die Norm EN 16931 legt das semantische Datenmodell der Rechnung fest, also welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie zusammenhängen. Ihre Prüfregeln reichen bei den Kernregeln von BR-01 bis BR-65, wobei 58 davon tatsächlich existieren, und bei den Summen- und Konsistenzregeln von BR-CO-01 bis BR-CO-26, wovon es 24 gibt.

Wer eine Rechnung an eine Behörde stellt, sollte zusätzlich ein einzelnes Feld im Blick behalten: Die Regel BR-DE-15 der XRechnung-Spezifikation schreibt vor, dass das Feld für die Käuferreferenz übermittelt werden muss. In der Praxis trägt genau dieses Feld die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers, die im Peppol-Netzwerk unter der schemeID 0204 geführt wird, während die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die schemeID 9930 trägt.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich mit dem Rechnungsversand warten, bis meine Buchhaltungssoftware ein passendes Format unterstützt?

Nein: Für den Versand ist keine bestimmte Software vorgeschrieben, weil neben der reinen XRechnung auch das PDF-Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als elektronische Rechnung gilt. Welche Software gerade verfügbar ist, ändert außerdem nichts an der Frist selbst, die sich allein nach dem eigenen Vorjahresumsatz richtet.

Reicht für mich als kleinen Freiberufler weiterhin eine normale PDF-Rechnung?

Nur bis zur jeweils für Sie geltenden Frist: danach zählt ein gewöhnliches PDF allein nicht mehr als elektronische Rechnung, weil dann alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronisch versenden müssen. Wird das PDF stattdessen im Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit eingebettetem XML erstellt, bleibt es außerhalb der Profile MINIMUM und BASIC-WL weiterhin zulässig.

Warum reicht bei einer Rechnung an eine Behörde nicht einfach die eigene USt-IdNr als Referenz?

Weil es sich um zwei unterschiedliche Kennungen mit eigenen schemeIDs handelt: Die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer trägt im Peppol-Netzwerk die schemeID 9930, während die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers unter der schemeID 0204 geführt wird. Genau für diese Leitweg-ID ist das Feld für die Käuferreferenz reserviert, das bei einer Rechnung an eine Behörde zwingend auszufüllen ist.

Fazit

Freiberufler sollten heute vor allem zwei Dinge klären: ob die eigene Rechnungssoftware oder das E-Mail-Postfach eine ankommende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei überhaupt öffnen kann, denn diese Pflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, und bis zu welchem Datum der eigene Vorjahresumsatz noch eine Papierrechnung oder ein PDF beim Versand erlaubt. Wer zusätzlich an eine Behörde liefert, sollte im eigenen Rechnungsformular gezielt nach dem Feld für die Käuferreferenz suchen und dort die richtige Leitweg-ID eintragen. Einen Überblick über die elektronische Rechnung und ihre Pflichtfelder finden Sie auf der Seite zur E-Rechnung von ARLing.

Quellen. Die Fakten in diesem Text sind nach unserer internen Faktenliste nummeriert und zum Veröffentlichungsdatum geprüft. ARLing ist keine Bank; ein sauberes Prüfergebnis ist keine Garantie, dass die Bank die Zahlung annimmt. Sollte sich eine Quelle inzwischen geändert haben, schreiben Sie an andrej@arling.sk, wir korrigieren diese Seite.